INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Versione 1.0 - 10/11/2026
La presente pagina descrive, in forma sintetica e generale, le modalità con cui Teksistemi S.r.l. tratta i dati personali nell'erogazione dei servizi informatici gestiti, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Il documento non sostituisce il Data Processing Agreement (DPA) sottoscritto con il Cliente, che prevale in caso di difformità. Il DPA completo è disponibile su richiesta.
1. Ruoli e riferimenti
- Titolare del trattamento: il Cliente, che determina finalità e mezzi del trattamento ed è responsabile della base giuridica e dell'informativa agli interessati.
- Responsabile del trattamento: Teksistemi S.r.l., che tratta i dati personali per conto del Titolare al solo fine di erogare i servizi oggetto del contratto.
- Referente privacy: Daniele Andreoli - danieleandreoli@teksistemi.com - tel. 06 9295 9469.
2. Perimetro dei servizi
Il trattamento può riguardare, in funzione dei servizi effettivamente attivati:
- gestione e monitoraggio della rete (NOC), del Wi-Fi, dello switching e dei controller di rete;
- sicurezza degli endpoint (EDR/antivirus) e gestione remota dei dispositivi (RMM);
- gestione di firewall, VPN e servizi di sicurezza;
- gestione di server, virtualizzazione e backup;
- gestione delle postazioni di lavoro;
- gestione di servizi telefonici VoIP;
- amministrazione di licenze e account per piattaforme di password management;
- identità e autenticazione per gli accessi aziendali.
3. Categorie di interessati e di dati personali
Interessati: dipendenti, collaboratori, consulenti e utenti autorizzati del Titolare; utenti delle infrastrutture e dei servizi gestiti.
Categorie di dati:
- dati identificativi e di contatto di lavoro (nome, cognome, recapiti aziendali, account);
- identificativi di dispositivi e apparati (hostname, indirizzi IP e MAC, identificativi degli apparati, associazioni Wi-Fi);
- metadati ed eventi tecnici: log di connessione, autenticazione e sicurezza, processi, percorsi dei file, hash, comandi eseguiti, rilevazioni di minacce e riferimenti temporali;
- inventario hardware e software e stato dei dispositivi;
- dati tecnici delle chiamate per i servizi telefonici (interni, numerazioni, riferimenti temporali e informazioni necessarie alla gestione del servizio); non vengono effettuate registrazioni audio delle conversazioni, salvo diverse istruzioni scritte del Titolare;
- dati amministrativi del servizio di password management (account e licenze assegnate); Teksistemi non accede ai contenuti dei vault degli utenti.
Non sono trattate, di norma, categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR.
4. Dove sono conservati i dati
I dati sono conservati in datacenter situati nell'Unione europea o nello SEE. Le piattaforme cloud utilizzate possono comportare trasferimenti verso Paesi terzi, disciplinati dalle garanzie indicate nella tabella dei fornitori (decisioni di adeguatezza, EU-US Data Privacy Framework, clausole contrattuali standard).
| Servizio | Piattaforma | Luogo di conservazione |
|---|---|---|
| NOC - rete | Ubiquiti UniFi, datacenter Seeweb | Funzionalità cloud Ubiquiti (prevalentemente USA); infrastruttura Seeweb in Italia |
| EDR | Bitdefender GravityZone Cloud EU | Germania (principale), Paesi Bassi (backup), su Google Cloud Platform |
| RMM | NinjaOne | Regione europea su infrastruttura AWS |
| Firewall | Apparati firewall gestiti, accesso amministrativo tramite VPN | Apparati presso le sedi del Cliente |
| Server | Proxmox VE, Proxmox Backup Server | Datacenter Seeweb (Italia) e Hetzner (Germania/Finlandia) |
| VoIP e receptionist AI | Piattaforma Yeastar, autogestita | Infrastrutture dedicate in datacenter UE (Italia, Germania) |
| Password management | Keeper Security | Irlanda e Francoforte (Germania), su AWS europea |
| Identità | Microsoft Entra ID | EU Data Boundary (UE e EFTA) |
5. Fornitori e sub-responsabili
Per l'erogazione dei servizi Teksistemi si avvale dei fornitori elencati nella tabella seguente, vincolati da obblighi di protezione dei dati equivalenti. L'elenco dei subfornitori di ciascun fornitore è disponibile presso i rispettivi trust center.
| Fornitore | Ruolo | Luogo dei dati | Garanzie |
|---|---|---|---|
| Ubiquiti Inc. (UniFi) | Fornitore tecnologico; possibile trattamento per i servizi cloud | Prevalentemente USA | EU-US Data Privacy Framework |
| NinjaOne | Responsabile del trattamento per le attività del DPA | Regione europea su AWS | DPA NinjaOne |
| Bitdefender | Responsabile del trattamento per le attività del DPA | Germania; backup Paesi Bassi | DPA Bitdefender |
| Seeweb | Fornitore infrastrutturale di housing e colocation | Italia | Condizioni generali e certificazioni Seeweb |
| Hetzner | Responsabile del trattamento nei termini del DPA applicabile | Germania e Finlandia | DPA Hetzner |
| Yeastar | Produttore della piattaforma di centralino; responsabile per i servizi cloud pertinenti | Infrastrutture del Responsabile in UE | DPA Yeastar |
| Keeper Security | Responsabile del trattamento nei limiti del DPA | Irlanda e Francoforte (Germania) | SCC UE e EU-US Data Privacy Framework |
| Microsoft | Ruoli disciplinati dagli accordi Microsoft | EU Data Boundary (UE e EFTA) | DPA Microsoft |
| Tailscale | Fornitore della piattaforma di accesso privato | Infrastruttura distribuita USA/SEE | DPA e SCC UE |
6. Accessi e sicurezza
- Accessi effettuati esclusivamente da personale autorizzato di Teksistemi (meno di 10 persone) con account nominativi, nei ruoli Supporto IT Primo e Secondo Livello, Project Manager e CTO.
- Accessi dall'Italia, dalla sede operativa e, quando necessario, da sedi remote in conformità agli accordi di lavoro agile.
- Autenticazione a più fattori (MFA) con SMS, passkey e OTP; per i sistemi non protetti da MFA, accesso consentito solo tramite VPN Tailscale configurata con MFA.
- Tracciamento delle sessioni di accesso remoto e delle attività amministrative (operatore, dispositivo, riferimenti temporali); nessuna registrazione video delle sessioni.
- Misure tecniche: cifratura del traffico e dei backup, monitoraggio continuo, raccolta centralizzata dei log e analisi SIEM, protezione endpoint con EDR, gestione delle vulnerabilità e aggiornamenti di sicurezza.
7. Conservazione dei log e dei backup
| Piattaforma | Dati | Conservazione |
|---|---|---|
| SIEM Teksistemi | Log firewall, VPN, sicurezza, eventi di virtualizzazione, metriche, autenticazioni Wi-Fi | 21 giorni |
| Proxmox Backup Server | Backup delle macchine virtuali e metadati | 7 punti giornalieri, 2 settimanali, 2 mensili |
| Bitdefender | Notifiche, incidenti, alert EDR, report, quarantena | 30 giorni notifiche; 90 giorni incidenti e alert; 2 anni reportistica; 30 giorni quarantena |
| UniFi | Log centralizzati e backup cloud delle configurazioni | 21 giorni log; 7 settimane backup cloud |
| NinjaOne | Eventi dispositivi, attività operatori, accessi remoti | Ultimi 3 mesi nella dashboard Activities |
| Tailscale | Modifiche di configurazione, operatore, risorsa, timestamp | 90 giorni |
| Microsoft Entra ID | Registri di accesso, autenticazione, audit e MFA | 7/30 giorni secondo la categoria |
| Keeper Security | Accessi, eventi amministrativi, attività degli account | Per la durata dell'account attivo |
| Centralino VoIP | Storico chiamate, numeri, interni, dati tecnici | Senza scadenza automatica per impostazione predefinita; cancellazione manuale |
Le piattaforme cloud di terze parti applicano le rispettive politiche documentate di conservazione. Al termine del contratto i dati sono restituiti o cancellati secondo il DPA.
8. Violazioni dei dati personali
Teksistemi notifica al Titolare qualsiasi violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dalla conoscenza dell'evento, fornendo le informazioni necessarie alla valutazione e alla gestione dell'incidente, in conformità all'articolo 33 del GDPR e a quanto previsto nel DPA.
9. Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR rivolgendosi al Titolare del trattamento. Teksistemi assiste il Titolare nel rispondere alle richieste, secondo quanto previsto dal DPA.
10. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche ai servizi, ai fornitori o alle misure di sicurezza. La versione vigente è pubblicata su questa pagina; eventuali modifiche rilevanti sono comunicate ai Clienti secondo quanto previsto dal DPA.